Fokustid

Fra den 1. august 2023 indføres fokustid fra kl. 8.15 – 9.00 hver dag i en forsøgsperiode på 5 uger, hvorefter forsøget evalueres.

Retningslinjer for fokustid:

• Man må sende mails, booke og afholde møder med kolleger og andre – men ikke opsøge kollegaer på deres kontor.
• Man må deltage i møder, svare på mails og i øvrigt tilrettelægge arbejdet, så man får mest ud af perioden uden forstyrrelser. Hvis der er behov for at tale i telefon, aftales det med den pågældendes kontorkollega.
• Opstår der en hastesag, hvor her og nu aktion er nødvendig, så må man naturligvis gerne opsøge den relevante kollega for at få hjælp.
• Der kan være forskellige behov, hvorfor det bør aftales på de enkelte kontorer, hvordan man hjælper hinanden til en god arbejdsdag.

Markør til døren

Hvis du ikke vil forstyrres kan du sætte markør på døren. Markøren finder du under Fælles dokumentarkiv.

Bedre møder

Det opfordres til at indkalde til møder med start klokken hel eller halv. Derudover opfordres der til at indkalde til kortere møder - 25 eller 45 minutter. I Outlook kan den enkelte medarbejder under kalenderindstillinger afkorte møderne til standard 25 min. (Vejledning findes på TRYK under Fælles dokumentarkiv).

Det opfordres til, at medarbejderne har fokus på bedre mødestruktur og mødeledelse. Der bør som hovedregel altid udarbejdes dagsorden og referat.

Mødelokale 6 (det tidligere krummerum) kan fremover bookes til møde for 4 personer.

Rummet fungerer også som en hybrid arbejdsstation, hvor man kan booke et par timer og koble sig på den stationære skærm.

Administrationen holder lukket for borgerbetjening den 19. maj 2023, dog med undtagelse af Borgerservice i Aabybro, der har åbent for personlig betjening kl. 10-12.

Jammerbugt Kommune udbetaler kørselsgodtgørelse efter principperne om MERAFSTAND.

Godtgørelsen bliver ”normalt” udbetalt for afstanden mellem arbejdspladsen og det sted, tjenesterejsen går til.

Når tjenesterejsen har et andet start- og/eller slutpunkt end arbejdspladsen (f.eks. bopælen), bliver der udbetalt godtgørelse ud fra princippet om merudgifter ved merkørsel - MERAFSTAND.

Det betyder, at man altid skal fratrække den afstand man har ”Hjem – Arbejde - Hjem”, inden der kan ydes godtgørelse for merafstand.

Læs mere her: Kørsel - TRYK (jammerbugt.dk)

Fra den 1. april 2023 kan borgerne booke tid til sagsbehandling – f.eks. i forbindelse med borgerens byggeansøgning. Første tid som borgeren kan booke er den 17. april 2023.

Bookingsystemet skal give borgeren en bedre service. Borgerne vil ikke længere gå forgæves, og når borgeren møder op til den aftalte tid, vil borgeren møde en forberedt sagsbehandler. Dertil vil der for sagsbehandlerne være en effektivisering i og med de ikke bliver afbrudt i deres arbejde og bedre kan planlægge arbejdsdagen.

Fra 1. april igangsættes en kommunikationskampagne til borgerne, som vil foregå igennem flere forskellige kanaler og platforme. Derudover vil der i indgangspartiet blive arbejdet med skiltning mv.

På kontaktportalen kan du finde den senest opdaterede liste over sommerhusgrundejerforeninger.

Alle sommerhusgrundejerforeninger er blevet bedt om at opdatere deres kontaktoplysninger, så forvaltningen har opdaterede oplysninger og kan sende information om renovation, mødeindkaldelser til bestyrelsesmøder mm.

Du finder listen her: VUFKontaktportal – Startside (sharepoint.com)

Arbejdsgang: ID-kort og visitkort i Jammerbugt Kommune

ID-kort
Bestilling af ID kort fremsendes til Charlotte Gaarden via mail: cga@jammerbugt.dk.

Af mailen skal fremgå:

Vellignende billede
Fornavn
Titel/beskæftigelse
Ansættelsessted

Der fremsendes en mail pr. kort, der skal udarbejdes.

Kortet afhentes efter aftale hos Charlotte Gaardens kontor på Elmevej 1, ved Møllegaarden i Brovst.

Visitkort

Der er vedtaget en designmanual fra Aabybro, som vil blive fulgt ift. layoutet.

Visitkort for andre end jobcentermedarbejderne

Den medarbejder, der skal have udarbejdet visitkort, sender en mail til Nynne Lykke Christensen nly@jammerbugt.dk som indeholder:

Afdeling, Navn, stilling, mail, telefon nr.
Antal
EAN. Nr. + leveringsadresse.
Det skal desuden noteres i mailen om man ønsker visitkort med eller uden aftaletider på bagsiden

Der er nu etableret to nye mødelokaler – henholdsvis mødelokale 3 og 4 – der ligger ved personaleindgangen ved kantinen. I lokalerne er der plads til 6 mødedeltagere, og der er etableret skærme, hvor det er muligt at tilkoble en pc. Lokalerne bookes som ressource i Outlook som øvrige lokaler:

Vi har fået mulighed for gratis at deltage i et webinar, der handler om redskaber til at håndtere de vanskelige samtaler. På webinaret vil du få præsenteret et enkelt og effektivt redskab til at håndtere de samtaler, hvor du skal stille krav eller give afslag. 

Webinaret henvender sig til alle, der endnu ikke har hørt om samtalehjulet – eller som gerne vil have en genopfriskning. 

På webinaret vil præsenteres samtalehjulet og vises en lille film med et klip fra en samtale med en borger, der skal præsenteres for kravet om at møde op, hvis han gerne vil have sin ydelse.

Webinaret afholdes af Birgitte Wärn.

Læs mere og tilmeld dig her:

Birgitte Wärn - Den vanskelige samtale (zevio.com)

Torsdag den 5. januar kl. 14.30 inviterer borgmester og kommunaldirektør til nytårstaffel i kantinen.

Arrangementet erstatter torsdagspausen denne dag.

Kommunalbestyrelsen har på møde den 15. december 2022 besluttet at reducere kommunens telefonåbningstid med en time hver morgen og en ekstra time om fredagen. Forventningen er, at det vil øge tilgængeligheden på telefonen for borgerne og skabe mere tid til sammenhængende sagsbehandlingstid til gavn for borgerne.

Jammerbugt Kommunes nye telefontider, der træder i kraft 1. januar 2023, er:

• Mandag til onsdag: kl. 9-15.30
• Torsdag: kl. 9-17
• Fredag: kl. 9-12

Der er nu blevet opsat et lærred i mellemgangen, så det er muligt at vise præsentationer for lidt større forsamlinger. Projektor kan bookes som vanligt via kalenderen i Outlook.

Da Jammerbugt Kommune generelt skal spare på energien opfordres der i år til kun at have begrænset indendørs julepynt, der bruger el. Udendørs julepynt som fx juletræer skal være uden lys.

Vi har nu fået 2 rejsekort, der kan bruges til tjenesterejser. Ønsker man at låne et rejsekort sker det på samme måde, som når man booker en af bilerne, en låne-pc eller en projektor i Outlook: søg efter ”Pandrup rejsekort” (se billedet nedenfor) og book et af kortene i den periode, hvor du skal bruge kortet (man kan godt rejse flere på samme rejsekort). Begge kort ligger i samme skab som låne-pc’ere mv. Efter brug lægges kortet tilbage i skabet.

Kantinen mangler indimellem service, så alle opfordres venligst til løbende at aflevere kopper mv.

I går d. 29.09.22 besluttede Rengoering.com at træde i likvidation og indlevere konkursbegæring, det betyder at der fra d.d. ikke er rengøring i administrationsbygningen Pandrup.

Der er igangsat en proces, for at få rengøringen op og kører igen hurtigst muligt. Hvis alle aftaler falder på plads, inden for kort tid, forventer vi at det bliver i starten af næste uge.

Du bliver nu mødt af en infoskærm i indgangspartiet, der fortæller om mødekalender, kort over huset mv.

Når du booker møder i Outlook bliver mødet automatisk opdateret på skærmen (obs. når du opretter møder - tænk over om mødets emne kan tåle offentliggørelse. Du kan også vælge privat aftale, så bliver emnet ikke vist).

Ved mødelokalerne bliver du nu mødt af en lille infoskærm, der gør det muligt at se status på igangværende møder direkte på skærmen. Møderumsskærmene er forbundet med Outlook og er derfor altid opdateret.

Derudover kan du booke et lokale direkte på skærmen.

Husk – hvis dit møde slutter før tid skal du afslutte mødet på skærmen, så andre kan få glæde af lokalet.

Husk at tiderne for torsdagspausen er henholdsvis kl. 14.30 / kl. 14.45. Forplejningen fjernes kl. 15.00, da kantinen lukker her.

Alle bedes venligst være opmærksomme på at bede de borgere, der møder op i administrationsbygningen, om at tage plads i venteområdet og derefter hente den kollega, der kan hjælpe borgeren.

Der arbejdes pt. på at få låsene på dørene ud mod venteområdet aktiveret og samtidig få sat en infostander op ved hovedindgangen, så borgerne kan melde deres ankomst og den rette medarbejder kan få besked automatisk.

Efter sommerferien implementeres systemet SAPA (Sags- og Partsoverblik) i forvaltningen. SAPA er kommunernes nye overblik over data om borgere og virksomheder og deres sager hos kommunen. SAPA er et centralt, dagligt værktøj i den kommunale sagsbehandling, som giver smidigere arbejdsgange. Via SAPA kan man bl.a. se alle de sager, som en borger eller en virksomhed har i kommunens fagsystemer.

IT-afdelingen indkalder alle relevante medarbejdere og ledere til en introduktion i systemet efter sommerferien.

Det er muligt at tilmelde sig brødordning til formiddagskaffen. Du kan vælge fuld brødordning til 100 kr. pr. mdr. for alle ugens dage eller lille brødordning, hvor du alene får brød fredage til 25 kr. pr. mdr. Du tilmelder dig på TRYK, og udgiften bliver trukket på din lønseddel. Tilmeld dig her: Åbningstider, pauser og brødordning - TRYK (jammerbugt.dk)

Hvis du ønsker brød er det vigtigt, at du tilmelder dig ordningen. På den måde kan vi bedre tilpasse mængden af brød til behovet og reducere omfanget af madspild.

Hvis at du skal tanke kommunens biler, hvis tankmåleren viser 1/4 inden du parkerer bilen på parkeringspladsen i Pandrup igen..

Vi har nu fået to nye projektorer til udlån, så der er tre i alt. Projektorerne bookes som ressource i Outlook og hedder henholdsvis Pandrup Projektor Epson 1, 2 og 3. Fysisk er de placeret i skabet overfor lokale 66 sammen med PC'ere til udlån. Lærred står i lokale 23A sammen med kontorartiklerne.

Låsning af døre træder i kraft den 16. maj.

Dørene ud mod venteområdet og Borgerservice i administrationsbygningen Pandrup aflåses fra og med den 16. maj 2022 i tidsrummene, hvor hovedindgangen er åben, og borgerne har adgang til bygningen. Dørene låses af GDPR-hensyn. Det betyder, at man skal benytte sin adgangsbrik for at åbne dørene i følgende tidsrum:

• Mandag-onsdag kl. 10-14
• Torsdag kl. 10-17
• Fredag kl. 10-12

Der er mulighed for at få udleveret en keyhanger til adgangsbrikken, hvis der er behov for det. Keyhangeren kan rekvireres i Sekretariatet.

Sekretariatet står for at fordele digital post fra forvaltningens hovedpostkasse. Posten fordeles som udgangspunkt på afdelinger og funktionspostkasser. De enkelte afdelinger/teams er derfor forpligtede til mindst to gange dagligt (morgen/eftermiddag) at håndtere indkommen digital post i egen funktionspostkasse. Dette for at sikre en effektiv sagsbehandling og rettidig kommunikation.

Klim El påbegynder opsætning af loftslamper i mellemgangen mandag 16. maj.

Chefgruppen har 2. maj 2022 udpeget Anna Oosterhof som forvaltningens ledelsessuppleant til Ligestillingsudvalget.

Samtidig er Jens Bach Storgaard udpeget som forvaltningens repræsentant i kommunens tværgående Indkøbsstyregruppe. I den forbindelse vil Jens løbende involvere relevante medarbejdere i forvaltningen, som beskæftiger sig med indkøb og udbud.

Der er nu etableret en ny elladestander ved administrationsbygningen i Pandrup. Elladestanderen anvendes indtil videre udelukkende af kommunens postbil som følge af den nuværende lovgivning på området.

Der afventes pt. ny lovgivning, førend elladestanderens anvendelse til andre biler muligvis kan udvides.

Efter drøftelse i LokalMED Vækst og Udvikling administration er følgende ændringer i husudvalgene blevet besluttet:

• Kunst og Rådhusarkitekterne sammenlægges og navngives Rådhusarkitekterne
• Sundhedsambassadørerne og Sundhed sammenlægges og navngives Sundhed

Opgavefordelingen afgøres internt udvalgene imellem.

Du kan se oversigten over medlemmerne i husudvalgene her.

Fremover gøres referaterne fra møder i LokalMED Vækst og Udvikling administration samt ForvaltningsMED Vækst- og Udviklingsforvaltningen tilgængelige på kommunens intranet TRYK. Du behøver derfor ikke længere søge referaterne frem i din mail, samtidig med at nye ansatte nu har mulighed for at se referaterne.

Se referaterne under: "Referater MED Vækst- og Udviklingsforvaltningen".

Kontorartikler m.v., som tidligere har været opbevaret i plotterrummet ved Byg, er flyttet, således disse nu befinder sig i postrummet ved Sekretariatet.