Samtykke
Som kommune har vi ofte ret til at behandle borgernes personoplysninger, men der findes situationer, hvor vi ikke har et lovgrundlag. I de tilfælde kan kommunen vælge at indsamle borgerens samtykke til at behandle deres personoplysninger.
Samtykke skal bruges, hvis det er det eneste behandlings grundlag til at bruge personoplysningerne. I langt de fleste tilfælde, hvor vi behandler borgerens oplysninger, har vi ret til det ifølge en lovgivning, og derved er samtykke ikke relevant.
Et gyldigt samtykke opnås gennem ”en utvetydig viljetilkendegivelse, som altid skal være tydelig og specifik og formuleret i et klart og letforståeligt sprog, som er egnet til den målgruppe, som er modtager", og det skal indeholde en præcis beskrivelse af, hvad vi skal bruge personoplysningen til.
Et samtykke må kun give lov til en bestemt behandling. Hvis en behandling tjener flere formål, skal der indhentes samtykke til hvert formål. Du skal huske på, at du har journaliseringspligt og altid skal gemme dokumentation for samtykke.
Et samtykke kan gives:
- via et elektronisk system.
- på en underskrevet skabelon til samtykkeerklæring.
- på et notat om et mundtligt afgivet samtykke.
Hvis man indhenter et mundtligt samtykke, kan en samtykkeskabelon benyttes som grundlag.
Det skal altid være muligt at finde det samtykke frem, der giver lov til en bestemt behandling. Er det ikke muligt at finde dokumentationen for samtykke, så kan det ikke bevises, at det er givet – og så vil behandlingen ikke være lovlig.
Samtykke er kun gyldigt, så længe det er nødvendigt at behandle personoplysningerne.
Samtykke til brug af billeder
Kommunen har udarbejdet tre skabeloner, der kan anvendes til samtykke til brug af billed- og videomateriale. Det kan være i tilfælde af, at man ønsker at lægge et billede af et barn op på sociale medier, eller hvis man ønsker at bruge en borger til at reklamere for et kommunalt tilbud gennem trykt materiale.
Find skabelonerne nederst på siden:
- Samtykke ved brug af billed- og videomateriale for borgere (generel)
- Samtykke ved brug af billed- og videomateriale for ansatte
- Samtykke ved brug af billed- og videomateriale for forældre
Oplysningspligt
Kommunen skal altid oplyse borgeren om hvad vi bruger deres personoplysninger til. Det skal sikre, at kommunes brug af personoplysninger altid er rimelig og gennemskuelig for dem, som oplysningerne handler om.
At have oplysningspligt betyder, at kommunen på eget initiativ har pligt til at give borgeren information om, hvilke oplysninger vi indsamler om dem. Det er IKKE tilstrækkeligt kun at have infotekst liggende på en hjemmeside.
Hvordan kan du oplyse borgeren?
Hvis personoplysninger bliver indsamlet gennem en ansøgning, blanket eller lignende (både papir eller digitalt), kan oplysningspligten overholdes ved at inkludere den nødvendige information på ansøgning eller blanketten, så man kan læse om, hvad oplysningerne bruges til, inden man skriver under.
Få hjælp til oplysningspligten og samtykke
Der er udpeget en ansvarlig medarbejder i hver forvaltning, som hjælper med at udarbejde og implementere oplysningspligten. Kontakt din repræsentant for at stille spørgsmål og få vejledning:
- Central Stab: Jette Linnemann (jli)
- Vækst- og Udviklingsforvaltning: Nickie Kanto (nck)
- Børne- og Familieforvaltning: Lise Lotte Abildgaard Skudstrup (las)
- Social-, Sundhed- og Beskæftigelsesforvaltning: Christina Faurholt Albrektsen (cfa)
