Trivselsundersøgelse

Sidens indhold

Trivselsundersøgelse i Jammerbugt Kommune

I Jammerbugt Kommune udføres en trivselsundersøgelse hvert 3. år

Trivselsundersøgelsen er et værktøj til at skabe en kvalificeret dialog og et fælles afsæt i arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø.

Den viden og de dialoger, som udspringer af trivselsundersøgelsen, skal være medvirkende til at bevare og styrke Jammerbugt Kommune som en god og attraktiv arbejdsplads.

Trivselsundersøgelsen 2022

I efteråret 2022 iværksætter Jammerbugt Kommune en fælles trivselsundersøgelse.
Det betyder, at alle fastansatte i Jammerbugt Kommune modtager det samme elektroniske spørgeskema til anonym besvarelse.

HR udsender spørgeskemaet og den efterfølgende trivselsrapport.
Lederen har ansvaret for at sætte en god ramme for trivselsundersøgelsen på arbejdspladsen.

Trivselsundersøgelsen er inddelt i 3 faser:

Forberedelse
Kortlægning
Dialog og handlingsplan

Indholdet i de tre faser er kort skitseret nedenfor.

Forberedelse
Det er vigtigt at sætte en god ramme for Trivselsundersøgelsen på arbejdspladsen, hvor alle kender deres egen rolle i forhold til at bidrage. Jammerbugt Kommunes ledere, arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter har en særlig opgave i at sikre kendskab og lokal forankring til Trivselsundersøgelsen på arbejdspladsen. Alle medarbejdere har et ansvar i forhold til at bidrage med svar til undersøgelsen og den efterfølgende dialog.

Som en del af forberedelsen anbefaler vi, at du tidligt orientere dig i proces og spørgeramme. På den måde kan du drøfte med din leder, kolleger, AMR eller anden medarbejderrepræsentant, hvis du har spørgsmål til proces eller spørgeramme.

Du kan orientere sig i spørgerammen her: Trivsel spørgeramme 2022

Det er muligt at printe en flyer til at ligge i personalerummet eller lignende her: FLYER

Læs også FAQ nederst på siden.

Kortlægning
Kortlægningen er den del af trivselsundersøgelsen, der vedrører besvarelse af det elektroniske spørgeskema.

Det elektroniske spørgeskema udsendes via et link til din arbejdsmail (dvs. Jammerbugt-mail eller skolemail). Har du ikke en arbejdsmail, sendes linket med Digital Post til din E-Boks.

Vær opmærksom på at give din leder besked, hvis du oplever udfordringer i forhold til at besvare spørgeskemaet.

Der gives en svarfrist på 14 dage. Der vil automatisk blive sendt påmindelsesmails til de modtagere, der ikke har svaret, når svarfristen nærmer sig.
Når svarfristen er udløbet, modtager lederen en samlet rapport for arbejdspladsen.

Svarene i kortlægningen bliver behandlet 100 pct. anonymt. Derfor genereres der ikke rapporter for arbejdspladser med mindre end 5 besvarelser, men medarbejdernes besvarelse vil i stedet indgå i den samlede rapport for det pågældende område.

Tidsplanen for udsendelse er som følger:

Uge 39: Stabene
Uge 40: SSB og VUF
Uge 43: BFF

Dialogmødet
Lederen planlægger dialogmøde/personalemøde, hvor resten af arbejdspladsen også præsenteres for rapporten.

Der er metodefrihed ift. hvordan dialogen tilrettelægges. Det er dog et krav, at der skal udfyldes en handlingsplan med baggrund i trivselsundersøgelsens resultater.

Der er udarbejdet en række værktøjer, som I kan tage udgangspunkt i, når I drøfter rapporten og indsatsområder:

1) Opfølgning på trivselsrapporten

Opfølgning på trivselsrapporten

"Opfølgning på trivselsrapporten" er et hjælpe-værktøj til ledere og arbejdsmiljørepræsentanter efter de har modtaget rapporten. Medarbejdere er også meget velkomne til at orientere sig i værktøjet.

Her er trivselsrapporten omdrejningspunktet for den efterfølgende læsning, planlægning og dialogmøde.

Dialogmødet trin-for-trin (word-fil)

Dokumentet "Dialogmødet trin-for-trin" er et dagsordensskema til planlægning af dialogmødet. Skemaet indgår også i "Opfølgning på trivselsrapport", men kan her hentes som word-fil, så hver afdeling selv kan tilpasse dagsordenen til sin egen praksis.

2) Den åbne dialog

Inspiration til det åbne dialogmøde (Vejviser til kvalitet og trivsel)

Print arket og tag det med til dialogmødet. Hav en åben drøftelse ud fra felterne i dokumentet "Vejviser til kvalitet og trivsel".

Med denne metode bestemmer I selv hvor meget trivselsundersøgelsens resultater skal fylde i jeres dialog om trivsel.

Metoden kan også anvendes hos de afdelinger, som ikke har modtaget en rapport enten på grund afdelingens størrelse (under 5 ansatte) eller på grund af lav svarprocent.

3) Til de afdelinger, der ikke modtog en rapport

Hvis din afdeling ikke har modtaget en rapport - enten fordi afdelingen har under 5 medarbejdere eller fordi svarprocenten er for lav, har I stadig gode muligheder for dialog.

Her er det en god ide, at leder og arbejdsmiljørepræsentant arbejder sammen om en løsning, der passer godt til lige netop jeres afdeling. Sørg også for at forventningsafstemme metoden med resten af afdelingen, så I sikre at alle er ok med det, iI vælger.

Tag en åben dialog ud fra spørgerammen eller "Vejviser til kvalitet og trivsel"

Print spørgerammen ud og tag en åben dialog om de spørgsmål, der vedrører trivsel. Sørg for at notere jeres drøftelser.

Derefter kan I vælge at tage udgangspunkt i inspirationsværktøjet: "Dialogmødet trin for trin" eller "Vejviser til kvalitet og trivsel".

I kan også vælge udelukkende at tage udgangspunkt i værktøjet "Vejviser til kvalitet og trivsel", da det ikke fordrer en rapport.

Hvis svarprocenten er for lav
At svarprocenten er for lav til at danne en rapport, er en kommunikation i sig selv. Leder og arbejdsmiljørepræsentant kan med fordel være nysgerrige på, hvorfor et flertal har valgt ikke at svare.

Har der været utryghed ift. anonymitet? Har spørgerammen været for svær? Har man ikke fået information om trivselsundersøgelsen? Bring gerne spørgsmålet op til dialogmødet og lyt til svarene.

Krav til handlingsplan i SafetyNet
Lederen er ansvarlig for selve udarbejdelsen af handlingsplanen, mens alle på arbejdspladsen er ansvarlige for udførelsen af den konkrete indsats. Handlingsplanen skal være skriftlig og tilgængelig for både ledere og medarbejdere.

Alle ledere har i forbindelse med at modtage trivselsrapporter også modtaget link og vejledning til udfyldelse af handlingsplanen i SafetyNet.

Se guiden til SafetyNet her

En holdbar handlingsplan
Når det er tid til at forberede handlingsplanen, er det vigtigt at anskue den som et værktøj, I bruger aktivt for at forbedre eller fastholde trivslen.

I udarbejdelse af handlingsplanen kan I med fordel drage inspiration fra modellen ”SMARTE mål”, som er et redskab, I kan anvende til at tydeliggøre, formulere og kvalificere jeres mål.

Specifikke: Er alle klar over, hvilke handlinger der skal foretages for at forbedre eller fastholde trivslen?
Målbare: Er målet defineret i målbare termer? Så vi løbende kan følge op på, om målet er nået.
Attraktive: Er målet vigtigt, interessant og relevant for alle?
Realistisk: Er målet indenfor rækkevidde?
Tidsbestemte: Er det klart, hvor lang tid vi vil arbejde på at nå målet?
Evaluerbare: Er det klart, hvornår og hvordan vi ønsker at følge op på vores mål?

Overvej om de indsatser I planlægger lever op til kriterierne for SMARTE mål.

Sørg for at fastholde fokus ved at indlægge opfølgning på trivselsundersøgelsen 2022 som et punkt på mødedagsordenen på MED og personalemøde.

Trivselsresultater på MED
Det er den lokale leders ansvar, at sætte trivselsrapporten på dagsordenen i det relevante MED-udvalg.

I forhold til behandling af trivselsrapporter på ForvaltningsMED-niveau og HovedMED-niveau, er det formandskabernes ansvar at sætte trivselsrapporten på dagsordenen.

Har du spørgsmål, som ikke er besvaret i nedenstående FAQ, kan du skrive til trivsel@jammerbugt.dk.

FAQ

Hvorfor udsendes der en trivselsundersøgelse?
Selve kortlægningen skal betragtes som et værktøj til, at arbejdspladserne kan have en kvalificeret dialog og et fælles afsæt i arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø.
Den viden og de dialoger, som udspringer af trivselsundersøgelsen skal være medvirkende til at bevare og styrke Jammerbugt Kommune som en god og attraktiv arbejdsplads i fremtiden.

Hvad får jeg ud af at svare på den?
Du får et billede af din egen og dine kollegers arbejdsmiljø, og I får sammen mulighed for at udfolde og prioritere temaer, der betyder noget for jer. Husk på at rapporten ikke er resultatet i sig selv. Resultatet er de handlinger, som I sammen kommer frem til på arbejdspladsen.

Hvem ser rapporten for min afdeling?
Efter svarfristens udløb modtager din leder rapporten til gennemlæsning og drøfter denne med sin nærmeste leder.
Din leder inviterer dig og dine kolleger til et personalemøde/dialogmøde, hvor I sammen drøfter rapporten og har en dialog om (udvalgte) resultater fra rapporten

Hvem ser fritekstfelter i rapporten?
Det er kun din leder, der ser rapportens fritekstfelter. Fritekstfelter bliver ikke delt med afdelingen.

Kan jeg være sikret anonymitet?
Dine svar bliver behandlet 100 pct. anonymt. Det er også er grunden til, at der ikke genereres rapporter ved mindre end 5 besvarelser.

Hvornår bliver der fulgt op?
Det er din leder, der planlægger, hvornår den opfølgende dialog skal finde sted.

Hvorfor skal vi have en dialog om trivslen?
Et spørgeskema kan aldrig stå alene. Via dialogen kan I afdække, hvad der lægger til grund for jeres besvarelser og hvilke handlinger der skal sættes ind med. Alene ud fra rapporten kan det eksempelvis være svært at udlede, hvad der er udefrakommende vilkår, og hvad I har indflydelse på at ændre på arbejdspladsen.

Hvem modtager link til trivselsundersøgelsen?
Alle fastansatte ledere og medarbejdere der ved udsendelse af spørgeskemaet har været ansat i mere end 3 måneder.
Medarbejdere i job på særlige vilkår, projektansatte, ansatte på orlov, vikarer, sygemeldte og studentermedhjælpere vil også modtage spørgeskemaet.
Timelønnede, tilkaldevikarer, elever og ansatte i løntilskud eller virksomhedspraktik modtager ikke et spørgeskema.

Hvad gør man hvis man ikke modtager en rapport fordi enheden er under 5 eller fordi der ikke er nok, der har svaret?
Som udgangspunkt vil medarbejdernes besvarelser indgå i rapporten niveauet over - det som også kaldes den aggregerede rapport. Man kan vælge at tage udgangspunkt i den aggregerede rapport forud for sit dialogmøde. Man kan også vælge at tage spørgeskemaet med til dialogmødet og tage en åben drøftelse om tematikkerne. Der er værktøjer til at facilitere drøftelsen på TRYK.

Er der en deadline ift. dialogmøde og handlingsplan?
Der er ikke en deadline ift. dialogmøde og handlingsplan. Timingen er en ledelsesopgave, som lederen bedst selv forvalter.

Hvad med ledergrupper, hvor der er under 5 ansatte?
Ledergrupper er ikke omfattet af anonymitetskravet. Dels fordi man ikke vil kunne måle på mange ledergruppers trivsel, da de ofte ikke er ret store og dels fordi ledere er i en anden position end medarbejdere.

FAQ'en udbygges i takt med at der kommer spørgsmål fra organisationen.

Tidligere trivselsundersøgelser

Trivselsundersøgelse 2019

Alle arbejdspladser i Jammerbugt Kommune skal i løbet af 2019 undersøge trivslen på arbejdspladsen.

Denne gang afvikles trivselsundersøgelsen også med metodefrihed, lokal tilrettelæggelse, gennemførelse og obligatorisk opfølgning. Alle arbejdspladser skal "blot" overholde nogle minimumsbetingelser og arbejde med en systematisk opfølgning og evaluering af det lokale forløb.

HovedMED har besluttet, at I lokalt skal præge og tilrettelægge undersøgelsen med omdrejningspunktet "trivsel i kerneopgaven". Det væsentlige i undersøgelsen er, at vi arbejder med indsatsdelen og får flyttet trivslen i en god retning.

I den forbindelse er der udviklet et metodekatalog, der blandt andet fortæller jer om rammen og minimumsbetingelserne for undersøgelsen.

I Metodekataloget finder du:

Rammen og minimumsbetingelserne
Opmærksomhedspunkter omkring forberedelsesfasen
Dialogværktøj "Vejviser til kvalitet og trivsel"
- Dialog metoden Powerpoint
- Dialog metode - Plakater til print
5 temaer til arbejdet med Trivsel og kerneopgaven
Metode til dialog - kortlægning
Metode til handlingsplan
Obligatorisk evalueringsmetode

Herudover er der:

Link til sagsfremstilling til MED-udvalg til brug ved evaluering af trivselsundersøgelsen 2019
Skabelon til handlingsplan - psykisk APV
Til jer der gerne vil arbejde med spørgeskemametoden, er der i SurveyXact udviklet et spørgeskema 2019, der dækker de 5 temaer. Spørgeskemaet fra 2016 er også tilgængeligt i SurveyXact.
Powerpoints fra kickoffseminar
Oplæg til trivselsundersøgelse - Godkendt i HovedMED-udvalget

Trivselsundersøgelse 2016

Alle arbejdspladser i Jammerbugt Kommune skal i 2016 undersøge trivslen på arbejdspladsen.

Som noget nyt foregår det denne gang ikke som en samlet og fælles spørgeskemaundersøgelse. Hovedudvalget har besluttet at imødekomme de lokale arbejdspladsers ønske om, at få mulighed for selv at sætte aftryk på undersøgelsen og definere form og indhold.

Denne gang afvikles undersøgelsen derfor med metodefrihed, lokal tilrettelæggelse, gennemførelse og opfølgning. Alle arbejdspladser skal "blot" overholde nogle minimumsbetingelser og arbejde med en systematisk opfølgning og evaluering af det lokale forløb.

I kan læse meget mere om opgaven, rammer muligheder og krav i materialerne, som I finder herunder:

Kom godt igennem trivsel 2016 - Informations og -inspirationsmateriale til arbejdspladserne.
Dagsorden til MED-udvalgene - En dagsordenstekst I kan bruge til MED-udvalg på alle niveauer.

Værktøjer til kortlægning og opfølgning:

Evaluering:

Skabelon for evaluering af "trivselsundersøgelsen" - En obligatorisk model for evaluering og opfølgning på processen.
Sagsfremstilling til MED-udvalg til brug ved evaluering af trivselsundersøgelsen 2016

For de særligt interesserede:

Oplæg til trivselsundersøgelsen - Godkendt i hovedudvalget 21. januar 2016